Kalendarz sezonu dla jednego kompletu zabudowy buduje się z dat demontażu i montażu, a nie z dat otwarcia imprez. Na takiej osi od razu widać kolizje: miejsca, w których demontaż na jednej imprezie kończy się po rozpoczęciu montażu na drugiej. Kolizji nie da się rozwiązać transportem, tylko podziałem kompletu, wynajmem elementów albo rezygnacją z jednej imprezy.
Jak zbudować oś czasu sezonu
Na jednej linii nanosi się dla każdej imprezy dwie pary dat: początek i koniec okna montażu oraz początek i koniec okna demontażu. Daty otwarcia i zamknięcia dla zwiedzających są tu bez znaczenia, bo transport ich nie dotyczy. Dopiero na tej osi widać rzeczywiste odstępy, a te bywają dużo krótsze, niż wynikałoby z kalendarza imprez.
Do każdego odstępu dopisuje się trzy wartości: czas przejazdu między obiektami, czas potrzebny na przegląd i naprawę elementów, oraz czas na przeładunek, jeśli zabudowa przechodzi przez zaplecze. Suma tych trzech to minimum, poniżej którego przejazd bezpośredni przestaje być wykonalny. Metodę liczenia wstecz od okna montażu opisujemy w tekście o kalendarzu montażu i demontażu.
Gdzie powstają kolizje
Najczęściej w dwóch miejscach. Pierwsze to imprezy o zbliżonych terminach w tej samej branży, bo organizatorzy planują je w tych samych tygodniach sezonu. Drugie to przejście między rynkiem unijnym a brytyjskim, gdzie do czasu przejazdu dochodzi przeprawa i formalności graniczne, a te mają własną zmienność.
Kolizja ma trzy rozwiązania i żadne nie jest transportowe. Podział kompletu na dwie mniejsze konfiguracje, z których każda obsługuje jedną imprezę. Wynajem zabudowy na miejscu dla imprezy o mniejszym znaczeniu. Albo rezygnacja z jednej imprezy w danym sezonie. Wybór trzeba zrobić na etapie rezerwacji powierzchni, a nie w tygodniu montażu, bo wtedy pozostaje już tylko trzeci wariant.
Ile bufora zostawić
Nie podamy liczby dni, bo zależy ona od odległości między obiektami, od tego, czy trasa przecina granicę celną, i od stanu, w jakim zabudowa schodzi z imprezy. Da się natomiast wskazać, co bufor pochłania: przeciągnięty demontaż, kolejka do bramy przy wyjeździe, przeprawa, przegląd elementów po imprezie i drobne naprawy, wreszcie kolejka do bramy przy wjeździe na kolejny obiekt. Każdy z tych elementów jest krótki, ale występują po kolei i się dodają. Mechanizm kolejki opisujemy w artykule o placu manewrowym i kolejce pojazdów.
Praktyczna zasada: bufor liczony bez rezerwy na naprawę jest fikcją, bo zabudowa po każdej imprezie wraca w gorszym stanie, niż wyjechała. Element, którego brakuje, trzeba dorobić, a to zajmuje dni, nie godziny.
Przegląd między imprezami, którego nikt nie planuje
Między jedną imprezą a drugą zabudowa powinna przejść dwie czynności: sprawdzenie kompletu wobec listy i ocenę stanu elementów. Bez pierwszej brak dwóch paneli wychodzi na jaw dopiero przy montażu na kolejnej imprezie, gdy nie ma już czasu na reakcję. Bez drugiej uszkodzony profil jedzie dalej i psuje się do końca w połowie sezonu.
Ten przegląd wymaga miejsca i kilku godzin, więc trzeba mu przypisać punkt na trasie: zaplecze w Kielcach po stronie polskiej albo magazyn w Milton Keynes po brytyjskiej, gdzie prowadzimy przyjęcie i wydanie palet, składowanie krótkoterminowe, przeładunek, przepakowanie oraz inspekcję i ratowanie ładunku.
Gdzie zabudowa czeka, a gdzie tylko przejeżdża
To osobna decyzja od harmonogramu i podejmuje się ją dla każdego odstępu z osobna. Krótki odstęp premiuje postój blisko kolejnego obiektu, długi premiuje powrót do właściciela, a odstęp średni zwykle wymaga zaplecza po tej stronie kanału, po której odbywa się kolejna impreza. Sam rachunek kosztów i ryzyka między powrotem a przechowaniem rozkładamy w artykule o sezonie targowym z Kielc na Wyspy, a warianty po ostatniej imprezie w tekście o tym, co zrobić po demontażu z zabudową.
Dokument celny w rytmie sezonu
Przy kilku przekroczeniach granicy w jednym sezonie liczy się nie tylko wybór procedury, ale i jej ważność w czasie. Dokument odprawy czasowej ma termin, a każda impreza zużywa jego kartki. Harmonogram sezonu warto więc zestawić z terminem ważności dokumentu jeszcze przed pierwszym wyjazdem, bo przedłużenie w trakcie jest trudniejsze niż zaplanowanie z góry. Zasady rozliczenia opisujemy w tekście o karnecie ATA krok po kroku.
Co przygotować przed pierwszym wyjazdem sezonu
Listę imprez z datami montażu i demontażu, nie z datami otwarcia. Objętość zabudowy w metrach ładunkowych i jej masę. Spis elementów z numerami, ten sam, którego będziesz używać przy każdym powrocie. Informację, które elementy da się wynająć na miejscu, gdyby doszło do kolizji. Oraz termin ważności dokumentu celnego. Z tym kompletem cały sezon układa się jednym planem.
Źródła
- GOV.UK: użycie i rozliczenie karnetu ATA
- Krajowa Izba Gospodarcza: karnety ATA w Polsce
- Association of Event Venues: zrzeszenie obiektów wystawienniczych w UK
Masz kilka imprez w jednym sezonie? Prześlij listę terminów montażu i demontażu przez formularz wyceny, a zbudujemy oś czasu, wskażemy kolizje i zaproponujemy punkty postoju. Zakres obsługi opisuje strona logistyki targowej.
