Montaż jest rozłożony na kilka dni i podzielony na etapy, a demontaż zaczyna się dla wszystkich wystawców w tej samej minucie: po zamknięciu bram dla zwiedzających. Ten sam ładunek, który wjechał w spokojnym oknie, wyjeżdża w tłoku, w skróconym czasie, przy jednoczesnej pracy wszystkich ekip i pod presją terminu opróżnienia hali. To różnica organizacyjna, nie techniczna, i dlatego da się ją zaplanować.
Cztery powody, dla których wywóz trwa dłużej
Pierwszy to jednoczesność. Podczas montażu wystawcy wjeżdżają w kolejności wyznaczonej przez organizatora, przez kilka dni. Podczas demontażu wszyscy chcą wyjechać naraz, a punktów rozładunku i wyjazdów jest tyle samo co przy wjeździe.
Drugi to kolejność narzucona przez halę. Zanim pojazdy wjadą, trzeba zdjąć wykładzinę ciągów komunikacyjnych i usunąć zabudowę części wspólnych. Dopiero wtedy sprzęt ma czym jeździć. Przez pierwsze godziny po zamknięciu imprezy w hali dzieje się dużo, ale nic z tego nie dotyczy Twojego stoiska.
Trzeci to stan ładunku. Eksponat wyjeżdżający z targów jest rozpakowany, często rozstawiony, czasem uszkodzony i zawsze wymaga spakowania od nowa. Ten czas nie istniał przy dowozie, bo towar przyjechał gotowy.
Czwarty to ludzie. Ekipa po czterech dniach imprezy pracuje wolniej i mniej dokładnie niż na montażu, a to jest dokładnie ten moment, w którym najłatwiej zgubić element albo źle go zabezpieczyć.
Opakowania: problem, który powstaje trzy dni wcześniej
Skrzynie i kartony, w których przyjechał ładunek, muszą gdzieś przeczekać imprezę, a hala nie jest do tego przeznaczona. Jeśli nikt nie zaplanował ich przechowania, na demontażu okazuje się, że nie ma w co pakować. Wtedy albo ładunek jedzie zabezpieczony prowizorycznie, co kończy się szkodą, albo czeka, aż opakowania się znajdą. Ten wątek rozkładamy w artykule o pustych skrzyniach i opakowaniach podczas targów w UK.
Dlaczego auto na powrót zamawia się razem z dowozem
Bo w tygodniu imprezy wolnych pojazdów w okolicy obiektu praktycznie nie ma. Kilkuset wystawców szuka wtedy tego samego, w tym samym czasie i na tym samym terenie. Auto zaplanowane wcześniej stoi na placu i czeka na wezwanie, auto szukane po zamknięciu imprezy przyjedzie wtedy, kiedy będzie mogło. Ta jedna decyzja rozstrzyga o tym, czy demontaż przebiegnie zgodnie z planem. Zasady planowania obu kierunków opisujemy w tekście o kalendarzu montażu i demontażu oraz w artykule o logistyce powystawowej.
Dokumenty, o których łatwo zapomnieć w pośpiechu
Przy odprawie czasowej towar musi zostać przedstawiony do wywozu, a dokument prawidłowo rozliczony. W pośpiechu demontażu to jest pierwsza rzecz, która wypada z głowy, a skutki pojawiają się miesiącami później, w postaci roszczenia z gwarancji. Druga to spis kompletu: bez porównania listy wyjazdowej z listą powrotną nikt nie zauważy braku dwóch elementów aż do kolejnej imprezy. Trzecia to opis stanu ładunku przy przekazaniu, który przy uszkodzeniu jest jedynym dowodem. Konsekwencje niezamkniętego dokumentu opisujemy w tekście o niezamkniętym karnecie ATA po targach w UK.
Co realnie skraca demontaż
Spakowanie stoiska według listy przygotowanej przed imprezą, a nie z pamięci. Przechowanie opakowań w miejscu, z którego da się je szybko dostarczyć. Wyznaczenie jednej osoby odpowiedzialnej za wydanie ładunku i podpis, zamiast rozproszenia decyzji na całą ekipę. Zamówienie pojazdu razem z dowozem. Oraz wywiezienie sprzętu drobnego i wartościowego wcześniej, jeszcze przed zamknięciem imprezy, jeśli regulamin na to pozwala.
Warto też z góry zdecydować, co ma się stać z rzeczami, które nie muszą wracać. Wykładzina, grafiki jednorazowe, nadmiar druków i uszkodzone elementy zabudowy zajmują miejsce w naczepie, a ich wartość jest bliska zeru. Warianty rozkładamy w tekście o tym, co zrobić po demontażu z zabudową, a utylizację z potwierdzeniem wykonujemy w magazynie w Milton Keynes.
Obiekty miejskie i tereny otwarte: ta sama zasada, inne skutki
W obiekcie miejskim presja czasu jest większa, bo teren jest ciasny, a wyjazdy prowadzą w ruch uliczny podlegający własnym ograniczeniom. Na terenie otwartym miejsca jest więcej, ale za to pojazdy stoją dłużej i dalej, a podłoże po kilku dniach imprezy bywa w gorszym stanie niż na montażu. W obu przypadkach mechanizm jest ten sam: wąskim gardłem jest liczba miejsc, w których da się jednocześnie załadować.
Źródła
- HSE: bezpieczeństwo imprez, punkt wyjścia
- GOV.UK: rozliczenie karnetu ATA
- ESSA: bezpieczeństwo pracy przy zabudowie stoisk
Planujesz powrót eksponatów po imprezie? Zamów auto razem z dowozem przez formularz wyceny, a ustalimy miejsce przechowania opakowań i godzinę podstawienia na demontażu. Zakres obsługi opisuje strona logistyki targowej.
