Termin nadania w Polsce liczy się wstecz od godziny, o której ładunek ma być na obiekcie, przez rozładunek, kolejkę, przeprawę, odprawę i czas jazdy. Spóźnienie na obiekt targowy różni się od zwykłego opóźnienia dostawy tym, że nie da się go nadrobić następnego dnia: po zamknięciu okna montażu brama przestaje przyjmować towar, a impreza zaczyna się bez Twojego eksponatu.
Jak wyznaczamy termin nadania
Kolejność jest zawsze ta sama i zawsze biegnie od końca. Zaczynamy od godziny, o której ładunek ma być gotowy na stoisku, cofamy się o czas rozładunku i przemieszczenia w hali, potem o czas oczekiwania na wezwanie z placu manewrowego, dalej o dojazd na miejscu, przeprawę przez kanał, formalności graniczne i czas jazdy z Polski z uwzględnieniem przerw kierowcy. Dopiero na końcu wychodzi data i godzina, o której ładunek musi opuścić magazyn nadawcy. Metodę opisujemy szczegółowo w artykule o kalendarzu montażu i demontażu.
Przy ładunku zbiorczym dochodzi jeszcze jeden element. Drobnica czeka na najbliższy zaplanowany wyjazd liniowy, więc dat wyjazdu nie ustala wystawca, tylko rozkład. To zwykle największa różnica między drobnicą a autem dedykowanym przy dostawach targowych i główny powód, dla którego przy napiętych terminach wybieramy przewóz dedykowany.
Rezerwa: ile i na co
Nie ma jednej liczby, bo rezerwa zależy od trasy, pory roku, obiektu i tego, czy ładunek przekracza granicę celną. Da się natomiast wskazać, na co ta rezerwa idzie: na kolejkę do bramy, na kontrolę graniczną, na warunki pogodowe i zakłócenia przepraw, na poprawkę dokumentu, gdy okaże się, że opis towaru nie zgadza się między zgłoszeniami. Każdy z tych elementów z osobna jest krótki, ale spotykają się w jednym miejscu i kumulują.
Praktyczna zasada, którą stosujemy: przy imprezie, na której eksponat jest kluczowy dla obecności wystawcy, planujemy dojazd na wcześniejszy dzień montażu niż wynikałoby z minimum, a różnicę czasu spędza ładunek w zapleczu blisko obiektu, nie na drodze. To kosztuje mniej niż nieudany wjazd.
Co się dzieje, gdy ładunek nie zdąży
Kolejno, w tej właśnie kolejności. Najpierw pojazd nie zostaje wezwany z placu, bo okno się zamknęło. Potem trzeba znaleźć miejsce dla ładunku, bo hala nie przyjmie towaru poza oknem i nie jest magazynem. Następnie pojawia się pytanie o dostawę w trakcie trwania imprezy, na którą obiekty pozwalają rzadko, zwykle poza godzinami otwarcia i po uzyskaniu zgody organizatora. Na końcu zostaje wariant najgorszy: eksponat wraca albo czeka do demontażu, a stoisko działa bez niego.
Konsekwencje finansowe są rozproszone i to jest ich najbardziej nieprzyjemna cecha. Koszt postoju pojazdu, koszt składowania poza obiektem, koszt dodatkowego kursu w oknie dostaw poza godzinami, a przy imprezach z surowym regulaminem także skutki wynikające z umowy o powierzchnię. Nie podamy tu żadnych stawek ani kar, bo ustala je organizator osobno dla każdego wydarzenia. To trzeba przeczytać w umowie, zanim się ją podpisze.
Kto za co odpowiada przy spóźnieniu
Odpowiedzialność przewoźnika za opóźnienie w przewozie międzynarodowym ma własne granice i własną procedurę zgłoszenia, opisane w konwencji CMR. Nie pokrywa ona automatycznie strat wizerunkowych ani kosztów, które wystawca poniósł wobec organizatora. Dlatego przy ładunkach, których brak realnie wywraca udział w imprezie, rozmowa o rezerwie czasowej jest ważniejsza niż rozmowa o odpowiedzialności. Podział ról opisujemy w tekście o tym, kto za co odpowiada na terenie targów, a granice ochrony w artykule o ubezpieczeniu eksponatu na targach.
Najczęstsze przyczyny spóźnień, które da się wyeliminować
Pierwsza to niespójne dokumenty. Jeśli opis towaru, waga albo liczba opakowań różnią się między zgłoszeniem wywozowym, zgłoszeniem przywozowym i listem przewozowym, ładunek trafia do wyjaśnienia, a wyjaśnienie zajmuje godziny. Druga to zbyt późne przekazanie danych do odprawy: dokument przygotowany dzień przed wyjazdem nie zostawia miejsca na poprawkę. Trzecia to nadanie w ostatnim możliwym terminie, czyli plan bez rezerwy. Czwarta to brak potwierdzenia okna montażu, przez co cały rachunek jest liczony od błędnej godziny.
Wszystkie cztery są po stronie przygotowania, a nie po stronie drogi. To dobra wiadomość, bo oznacza, że da się je usunąć bez ponoszenia kosztów. Wymogi dokumentowe przy przewozie na Wyspy zbieramy w artykule o procedurach na granicy.
Co zrobić, gdy już wiadomo, że będzie ciasno
Zgłosić to natychmiast, a nie w dniu dostawy. Wtedy pozostają realne opcje: przewóz dedykowany zamiast drobnicy, podział ładunku na część krytyczną i resztę, wcześniejsze nadanie części eksponatów do bufora przy obiekcie, albo zmiana dnia wjazdu w ramach okna montażu. Każda z nich kosztuje mniej niż dostawa, która nie weszła. Bufor po stronie polskiej opisujemy w tekście o magazynie buforowym przy Targach Kielce, a po brytyjskiej rolę tę pełni magazyn w Milton Keynes.
Źródła
- GOV.UK: numer GMR na przeprawę
- GOV.UK: czas pracy kierowców
- GOV.UK: zgłoszenia celne przy wywozie z Unii
Masz napięty termin przed montażem? Podaj datę i godzinę, o której ładunek ma być na stoisku, w formularzu wyceny, a policzymy termin nadania wstecz i wskażemy, gdzie w tym planie brakuje rezerwy. Zakres obsługi opisuje strona logistyki targowej.
