POD (proof of delivery) to potwierdzenie dostawy podpisywane przy rozładunku, a GRN (goods received note) to wewnętrzny dokument przyjęcia w magazynie sieci. Adnotacje na POD o brakach lub uszkodzeniach (claused POD) otwierają drogę reklamacji. Przy szkodach widocznych zastrzeżenia trzeba zgłosić przy odbiorze, przy niewidocznych konwencja CMR daje siedem dni.
Co się dzieje na rampie
- Magazyn sieci rozładowuje auto i porównuje towar z awizacją; kierowca czeka w wyznaczonym miejscu i zwykle nie uczestniczy w liczeniu.
- Przy różnicach magazyn nanosi adnotacje: liczba brakujących lub uszkodzonych jednostek, opis stanu. Dokument z adnotacją to claused POD.
- Częsta praktyka to przyjęcie „subject to check", czyli z zastrzeżeniem późniejszego przeliczenia: warto wiedzieć, że takie przyjęcie nie zamyka tematu ilości.
Terminy zastrzeżeń według konwencji CMR
W przewozie międzynarodowym ramy wyznacza konwencja CMR: szkody i braki widoczne trzeba zastrzec najpóźniej w chwili wydania towaru, a szkody niewidoczne z zewnątrz w terminie siedmiu dni od wydania, nie licząc niedziel i dni świątecznych. Zastrzeżenie powinno być pisemne i konkretne: „uszkodzone 3 kartony z palety SSCC..., wgniecenia opakowań" zamiast ogólnego „towar uszkodzony". Jak poprawnie zgłosić szkodę, opisujemy w artykule o reklamacji i protokole szkodowym CMR.
Gdy POD i GRN mówią co innego
Najtrudniejsze spory nie dotyczą rozbitych palet, tylko różnic ilościowych ujawnionych po odjeździe auta: POD czysty, a GRN wykazuje braki. Wtedy liczą się dowody z trasy: plomba założona po załadunku i nienaruszona przy rozładunku, zdjęcia ładunku przed zamknięciem naczepy, zapis liczby palet w CMR. W naszej praktyce dokumentujemy załadunek i plombowanie właśnie po to, żeby w takim sporze klient miał twarde argumenty, a nie słowo przeciw słowu.
Praktyczne zasady dla dostawcy
- Zabezpiecz kopię POD z każdej dostawy i archiwizuj ją razem z numerem bookingu oraz CMR.
- Reaguj na claused POD od razu: im starsza adnotacja, tym trudniej ustalić, gdzie powstała szkoda.
- Uzgodnij w umowie z siecią tryb wyjaśniania różnic POD i GRN, zanim pojawi się pierwsze potrącenie.
- Przy towarze wrażliwym rozważ zdjęcia każdej palety przed foliowaniem: koszt minutowy, wartość dowodowa duża.
Jeśli dostawa została odrzucona w całości, opisujemy dalsze kroki w artykule o ratowaniu ładunków odrzuconych przez sieci.
POD to nie jest list CMR
Te dwa dokumenty bywają mylone, bo oba podpisuje się przy rozładunku. List CMR jest dowodem zawarcia umowy przewozu i to na nim liczą się zastrzeżenia w rozumieniu konwencji: rubryka z podpisem i pieczątką odbiorcy oraz miejsce na uwagi. POD w sieciach brytyjskich to najczęściej wydruk z systemu magazynu albo podpis złożony na terminalu i sam w sobie nie zastępuje listu przewozowego. W praktyce warto mieć oba: CMR jako podstawę prawną, POD jako dokument, którym operuje dział rozliczeń sieci.
Najczęstszy błąd
Dostawca zakłada, że podpisany POD zamyka temat ilości. Nie zamyka. Podpis magazyniera potwierdza zwykle liczbę palet zdjętych z auta, a nie liczbę sztuk w środku, i dlatego potrącenie potrafi przyjść kilka tygodni po dostawie, razem z zestawieniem różnic z GRN. Odpowiedź na takie potrącenie buduje się z dokumentów, które powstały w dniu załadunku, a nie z korespondencji prowadzonej po fakcie.
Drobnica a całe auto na rampie sieci
Przy przewozie całopojazdowym sprawa jest prosta: naczepa jedzie zaplombowana od nadawcy do odbiorcy, a nienaruszona plomba to mocny argument w sporze o braki. W drobnicy paleta jedzie w aucie z ładunkami kilku nadawców, przechodzi przeładunek w polskim hubie i zwykle cross-dock w Milton Keynes, więc dowodem jest nie plomba, lecz zapis przyjęcia i wydania na każdym etapie. Stąd bierze się nasze uporczywe liczenie i fotografowanie palet przy każdym przeładunku: w drobnicy to jedyny sposób, żeby wskazać odcinek, na którym powstała różnica.
Źródła
- UNECE: konwencja CMR (terminy zastrzeżeń przy odbiorze)
- GOV.UK: list przewozowy CMR w przewozach międzynarodowych
Chcesz mieć trasę i dokumenty pod kontrolą od załadunku po GRN? Zobacz nasze magazyny i usługi transportowe albo napisz od razu przez formularz kontaktowy.
