Protokół przepakowania to zapis trzech stanów: jak jednostka wyglądała przy przyjęciu, co przy niej robiliśmy i jak wygląda po przebudowie. Każdy stan ma własny komplet zdjęć, datę, godzinę i podpis. Ten dokument jest jedynym narzędziem, które pozwala oddzielić szkodę transportową od szkody magazynowej.
Dlaczego bez protokołu spór jest nie do wygrania
Bo w łańcuchu z przeładunkiem między nadawcą a odbiorcą stoi jeszcze jedno ogniwo, w którym ktoś dotknął towaru. Odbiorca zgłasza wgnieciony karton. Nadawca twierdzi, że wysłał towar w porządku. Bez dokumentacji sprawa sprowadza się do zeznań i przegrywa ją ten, kto ma słabszą pamięć. Z protokołem sprawa sprowadza się do porównania dwóch zdjęć: karton był wgnieciony przy przyjęciu do hubu albo nie był.
To działa w obie strony i dlatego robimy protokół zawsze, także wtedy, gdy nikt o niego nie prosi. Dokumentacja chroni klienta przed magazynem i magazyn przed klientem. Przy zdarzeniach kwalifikujących się do zgłoszenia ubezpieczycielowi materiał z protokołu trafia wprost do raportu inspekcji dla ubezpieczyciela, a przy sporze przewozowym — do protokołu szkodowego CMR.
Stan wejściowy: co zapisujemy przed dotknięciem ładunku
Zanim zdejmiemy folię, jednostka jest fotografowana z czterech boków i z góry, w kadrze obejmującym całą paletę razem z nośnikiem. Do tego zbliżenia na etykietę logistyczną, na numer SSCC i na każde miejsce, które budzi wątpliwości: rozdarcie folii, wgniecenie, ślad zawilgocenia, przekrzywioną warstwę. Zapisujemy: datę i godzinę przyjęcia, numer rejestracyjny auta, numer listu przewozowego, liczbę jednostek, typ i stan nośnika, wynik pomiaru i ważenia oraz uwagi kierowcy, jeżeli jakieś zgłosił.
Ważny szczegół, o którym łatwo zapomnieć: fotografujemy także stan folii przed zdjęciem. Sposób owinięcia jest dowodem na to, jak jednostka została zbudowana u nadawcy, a po rozcięciu folii ten dowód przestaje istnieć. Jeżeli owinięcie odbiega od parametrów wymaganych przez odbiorcę, wpisujemy to od razu, zanim ktokolwiek zdąży to naprawić.
Stan w trakcie: co robiliśmy i dlaczego
Środkowa część protokołu odpowiada na cztery pytania. Kto zlecił operację i na jakiej podstawie — zlecenie klienta, wymóg odbiorcy, decyzja operacyjna po stwierdzeniu uszkodzenia. Co zastaliśmy po zdjęciu folii, w tym każda sztuka odbiegająca od normy, fotografowana osobno z przedmiotem odniesienia skali. Co zrobiliśmy: zmiana nośnika, przebudowa warstw, wymiana kartonu, dołożenie kątowników, ponowne owinięcie. Co odłożyliśmy na bok jako niezdatne i z jakiego powodu.
Przy operacji, w której towar jest segregowany, protokół prowadzi dwie ewidencje równolegle: pula zdatna i pula odrzucona, obie z liczbą sztuk i zdjęciami. Kryterium podziału zawsze pochodzi od właściciela towaru, nie od magazynu — my je stosujemy, ale go nie wymyślamy. Jeżeli operacja dotyczy nośników poolingowych, dopisujemy typ i liczbę nośników wejściowych i wyjściowych, żeby dało się zamknąć saldo u operatora; tłumaczymy to w tekście o paletach poolingowych w wywozie do UK.
Stan wyjściowy: jak wygląda jednostka po przebudowie
Komplet zdjęć jak przy przyjęciu: cztery boki i góra, plus zbliżenie na nową etykietę. Zapisujemy nową liczbę jednostek, nowy typ nośnika, nowe wymiary i masę po ponownym pomiarze oraz powiązanie starych numerów SSCC z nowymi. To powiązanie jest najważniejszym pojedynczym wpisem w całym protokole — bez niego traci się ciągłość identyfikacji i żaden późniejszy dokument nie da się połączyć z pierwotną wysyłką.
Jeżeli liczba palet uległa zmianie, protokół musi to wyraźnie odnotować, bo dokumenty złożone przed przeprawą mówią co innego. Jak sobie z tym poradzić po stronie celnej, opisujemy w artykule o zmianie liczby palet a dokumentach celnych. Sam fakt zmiany nie jest problemem; problemem jest zmiana nieudokumentowana.
Kto podpisuje i komu ten dokument służy
Podpisuje osoba prowadząca operację i osoba nadzorująca; kierowca podpisuje część dotyczącą przyjęcia i wydania, jeżeli jest obecny. Nadawcy zwykle na miejscu nie ma i nie musi być — jego rolą jest wcześniejsze ustalenie kryteriów i akceptacja protokołu po fakcie. Przy operacjach na zlecenie odbiorcy protokół idzie do obu stron, żeby żadna nie dowiadywała się o zmianach z faktury.
Odbiorcami dokumentu są w kolejności: właściciel towaru, ubezpieczyciel przy szkodzie, przewoźnik przy reklamacji z konwencji CMR oraz — przy towarze zatrzymanym — osoba prowadząca sprawę po stronie odbiorcy, co opisujemy w tekście o kwarantannie i zwolnieniu towaru w UK. Okres przechowywania dokumentacji ustalamy w umowie z klientem [[DO POTWIERDZENIA — polityka retencji]].
Jak to wygląda u nas
Protokoły prowadzimy przy każdej operacji przebudowy jednostki w magazynie w Milton Keynes oraz przy konsolidacji w Polsce. Zdjęcia i zapis trafiają do klienta w jednym pliku, a nie w rozproszonych wiadomościach. Przy ładunkach po zdarzeniu drogowym albo zalaniu protokół uruchamia szerszą procedurę opisaną na stronie inspekcji ładunków. Sama operacja fizyczna, czyli co dzieje się z paletą w hubie, jest opisana w tekście o przeładunku w hubie.
Źródła
- DVSA / GOV.UK: odpowiedzialność za stan i zabezpieczenie ładunku
- GS1: SSCC jako identyfikator jednostki logistycznej w łańcuchu
Potrzebujesz przebudowy jednostek z pełną dokumentacją? Opisz sprawę w formularzu wyceny — protokół jest w standardzie, nie w opcji. Kierunek opisujemy na stronie transportu do Wielkiej Brytanii.
