Do wyceny magazynu potrzebujemy pięciu rzeczy: opisu towaru z wymogiem temperatury, przewidywanej liczby palet w szczycie i w dołku, rytmu przyjęć i wydań, sposobu wydawania (całe palety czy części) oraz horyzontu składowania. Mając to, wracamy z rozbiciem kosztu, a nie z jedną stawką.
Dane o towarze
Podaj rodzaj towaru, wymiary i wagę jednostki ładunkowej, wysokość palety i to, czy ładunek wymaga temperatury kontrolowanej. Jeżeli tak, podaj zakres, a nie samo słowo „chłodnia": różnica między strefą chłodniczą a mroźniczą decyduje o wszystkim, od miejsca po sposób pracy przy ewentualnym przeglądzie. Dopisz, czy palety da się piętrować, bo od tego zależy sposób ustawienia. Przy towarze z datą minimalnej trwałości podaj daty partii, nie tylko liczbę palet.
Rytm, czyli najważniejsza informacja w całym zapytaniu
Sto palet leżących pół roku i sto palet obracających się co tydzień to dwie zupełnie różne usługi o różnym koszcie, mimo identycznej liczby w zapytaniu. Napisz, ile spodziewasz się przyjęć miesięcznie, ile wydań i jak duże są typowe partie. Jeżeli nie wiesz, podaj widełki i zaznacz, że to szacunek. Dlaczego rytm rządzi rachunkiem, tłumaczymy w tekście o rozliczeniu pallet-in i pallet-out.
Sposób wydawania
Rozstrzygnij, czy wydania mają być całopaletowe, czy dopuszczasz wydania częściowe ze sztuk. To jedna z niewielu decyzji, która realnie zmienia koszt, a jednocześnie jedna z najczęściej pomijanych w zapytaniach. Jeżeli towar mają odbierać Twoi kontrahenci własnym transportem, powiedz to od razu, bo wtedy trzeba ustalić krąg upoważnionych; opisujemy to w tekście o tym, kto może odebrać towar z magazynu.
Horyzont składowania
Podaj, na jak długo planujesz zostawić towar, choćby orientacyjnie. Nie jest to zobowiązanie, tylko informacja, która zmienia sposób ustawienia ładunku i model rozliczenia. Dlaczego horyzont warto określić nawet przy dużej niepewności, wyjaśniamy w tekście o tym, jak długo towar może stać w magazynie. Odpowiedź „na razie nie wiem" jest akceptowalna; brak odpowiedzi nie, bo wtedy zakładamy scenariusz najbardziej zachowawczy.
Typowe pułapki w opisie towaru
Pierwsza: podanie wagi netto zamiast wagi jednostki ładunkowej z nośnikiem. Druga: wysokość palety zmierzona bez folii i bez zwisu, przez co paleta na miejscu okazuje się wyższa, niż wynikało z zapytania. Trzecia: opis „towar spożywczy" bez wskazania, czy wymaga temperatury. Czwarta: pominięcie faktu, że część partii przyjedzie na nośnikach niestandardowych. Każda z nich kończy się korektą po przyjeździe pierwszego auta, a korekta zawsze kosztuje więcej niż poprawna informacja z góry.
Trzy decyzje przed pierwszym autem
Kto po Twojej stronie wystawia dyspozycje wydania i z jakiego adresu. Kto odbiera telefon, gdy z towarem coś się stanie poza godzinami pracy biura. Jakie kryteria mamy zastosować, gdy trzeba będzie rozdzielić towar zdatny od niezdatnego; sens tego ustalenia z wyprzedzeniem tłumaczymy w tekście o ładunku uszkodzonym w magazynie. Firmy, które ustalają to na starcie, przechodzą pierwszą trudną sytuację w jeden dzień zamiast w tydzień.
Czy da się zacząć od jednej palety
Tak. Nie mamy progu wejścia liczonego w paletach i traktujemy pojedyncze jednostki tak samo jak duże partie, z tą samą procedurą przyjęcia opisaną w tekście o przyjęciu i wydaniu palet. Wiele współprac zaczyna się od jednej palety testowej, i to dobry sposób na sprawdzenie, czy obieg dokumentów po obu stronach działa, zanim pojedzie pełne auto.
Czego nie musisz podawać na etapie zapytania
Nie musisz mieć podpisanej umowy z odbiorcą, nie musisz znać dokładnych dat i nie musisz rozstrzygać, czy towar wróci, czy zostanie. Wycena magazynu opiera się na parametrach fizycznych i na rytmie, a nie na Twoich planach handlowych. Jeżeli więc czekasz z zapytaniem do chwili, w której wszystko będzie pewne, prawdopodobnie czekasz niepotrzebnie: łatwiej dopasować plan sprzedaży do znanego kosztu magazynu niż odwrotnie.
Jak wygląda pierwszy tydzień współpracy
Po ustaleniu warunków wysyłamy listę danych potrzebnych do zgłoszenia dostawy i prosimy o wskazanie osób kontaktowych po Twojej stronie. Pierwsza dostawa przechodzi standardową procedurę przyjęcia, a Ty dostajesz potwierdzenie z opisem stanu jednostek. Po niej zwykle korygujemy dwie rzeczy: format zgłoszenia, żeby pasował do tego, jak pracuje Twój system, oraz zakres raportu stanów. Trzecia dostawa idzie już rutynowo.
Gotowy, żeby policzyć swoją usługę? Wyślij pięć pozycji przez formularz wyceny albo napisz przez stronę kontakt. Zakres usług opisuje strona magazyn Milton Keynes.
