Booking-in to obowiązkowa rezerwacja okna rozładunku w brytyjskim magazynie lub centrum dystrybucyjnym. Slot przypisuje się do konkretnej referencji zamówienia, a bez niego auto nie zostanie przyjęte, nawet jeśli towar jest poprawny. Spóźnienie zwykle oznacza utratę okna i konieczność umówienia się od nowa, czasem dopiero na kolejny dzień.
Dlaczego brytyjskie magazyny pracują na slotach
Duży magazyn ma skończoną liczbę doków i skończoną liczbę osób przy rozładunku. Gdyby auta przyjeżdżały wtedy, kiedy im wygodnie, część doków stałaby pusta rano, a po południu ustawiałaby się kolejka na kilka godzin. Slot to sposób na wyrównanie tego strumienia. Konsekwencja dla dostawcy jest prosta: godzina rozładunku jest ustalana przez odbiorcę, nie przez przewoźnika, i cała trasa musi być planowana wstecz od tej godziny.
W sieciach handlowych mechanizm jest jeszcze bardziej sformalizowany, bo do slotu dochodzą kary umowne za niedotrzymanie okna. Ten model opisujemy osobno w tekście o dostawach do centrów dystrybucyjnych sieci w UK.
Co trzeba mieć, żeby zarezerwować okno
- Numer zamówienia odbiorcy (PO) albo inną referencję, do której podpięty jest towar.
- Liczbę palet, ich typ i wysokość oraz informację o piętrowaniu.
- Wagę całkowitą i rodzaj pojazdu, bo część doków ma ograniczenia wysokości i długości zestawu.
- Nazwisko kierowcy i numer rejestracyjny, wymagane przez większość systemów bramowych.
- Czasem także dokument awizacyjny ASN wysyłany elektronicznie przed dostawą.
Jak działa elektroniczna warstwa tego procesu, opisujemy w artykule o ASN i EDI w dostawach do sieci w UK.
Najczęstsze powody odmowy przyjęcia
Odmowa rzadko wynika z jednej wielkiej wpadki. Zwykle chodzi o rozjazd między tym, co zarezerwowano, a tym, co przyjechało: inna liczba palet, inny numer zamówienia, paleta wyższa niż deklarowana, nośnik w stanie uniemożliwiającym bezpieczne podniesienie. Do tego dochodzą wymogi formalne dotyczące samych palet, opisane w tekście o wymogach paletowych sieci handlowych w UK. Warto pamiętać, że magazyn nie negocjuje na bramie: albo dostawa jest zgodna z rezerwacją, albo wraca.
Co się dzieje, gdy okno przepadnie
Utracone okno rzadko da się odzyskać tego samego dnia. W praktyce oznacza to postój auta, przesunięcie kolejnych zleceń i pytanie, kto ponosi koszt czekania. Kwestię rozliczenia rozbieramy w artykule o postojowym w transporcie do UK. W przypadku dostaw do centrów Amazona reakcja musi być jeszcze szybsza, bo auto nie może czekać pod bramą, a towar potrzebuje miejsca: opisujemy to w tekście o utraconym oknie awizacji w Amazonie.
Praktyczny plan B wygląda tak samo w większości przypadków: ładunek zjeżdża do naszego magazynu w Milton Keynes, tam usuwamy przyczynę odmowy, a dostawa zostaje awizowana ponownie. To rozwiązanie tańsze i szybsze niż zawracanie towaru przez kanał La Manche.
Awizacja przy dostawie drobnicowej
Osobny problem pojawia się wtedy, gdy Twoja paleta jedzie w konsolidacji, a odbiorca wymaga slotu. Auto liniowe nie może czekać pod jedną bramą, bo wiezie towar kilkunastu nadawców z różnymi terminami. Dlatego przesyłki do magazynów z awizacją odłączamy od trasy liniowej i dowozimy osobno, autem dystrybucyjnym, po wcześniejszym umówieniu okna. Dla nadawcy wniosek jest jeden: jeżeli odbiorca pracuje na slotach, trzeba nam o tym powiedzieć przy zleceniu, a nie w dniu dostawy, bo od tego zależy sposób ułożenia całej trasy po brytyjskiej stronie. Jak wygląda podział ładunku po przyjeździe, opisujemy w tekście o doładunku LTL.
Jak planujemy trasę pod slot
Trasę do magazynu z awizacją układamy od końca. Godzina rozładunku wyznacza godzinę przeprawy, ta z kolei moment odprawy i godzinę załadunku w Polsce. Do każdego z tych punktów doliczamy bufor, bo kolejka na terminalu albo kontrola dokumentowa potrafi zabrać czas, którego nie da się nadrobić na trasie. Przy stałych dostawach ustalamy z odbiorcą powtarzalne okna, dzięki czemu rezerwacja przestaje być za każdym razem osobną operacją. To także moment, w którym warto uzgodnić sposób opisywania dokumentów odbioru, opisany w tekście o POD, GRN i adnotacjach przy dostawach.
Co powiedzieć nam przy zleceniu
- Czy odbiorca wymaga awizacji i w jakim systemie.
- Kto rezerwuje slot: Ty, odbiorca czy my w Twoim imieniu.
- Jakie są godziny przyjęć towaru i czy magazyn pracuje w weekendy.
- Czy dostawa jest powiązana z konkretnym numerem zamówienia i jakim.
- Czy istnieje kara umowna za spóźnienie, bo to zmienia sposób planowania trasy.
Awizacje prowadzimy w ramach zlecenia transportowego, także dla odbiorców, którzy wymagają rejestracji dostawcy w swoim systemie. Podaj adres rozładunku i wymagania odbiorcy przez formularz wyceny, a sprawdzimy, co jest potrzebne, zanim auto ruszy. Zakres usług magazynowych opisuje strona magazynów.
