Booking frachtowy to rezerwacja miejsca dla zestawu ciężarowego na konkretnym rejsie, prowadzona na koncie frachtowym u operatora przeprawy. Zawiera dane pojazdu i jego wymiary, dane kierowcy, opis ładunku z ewentualną deklaracją ADR, a przy wjeździe do Wielkiej Brytanii numer ruchu towaru spinający zgłoszenia celne. Kierowca nie kupi tego na bramce.
Co dokładnie zawiera rezerwacja
- Rejs i trasa: port wyjścia, port docelowy i planowany odjazd, z którym zsynchronizowana jest reszta dostawy.
- Pojazd: numery rejestracyjne ciągnika i naczepy oraz długość i wysokość zestawu, bo od nich zależy miejsce na pokładzie i cena frachtu.
- Kierowca: dane do odprawy i kontroli dokumentów w porcie.
- Ładunek: opis towaru i waga, a przy towarach niebezpiecznych deklaracja złożona przed rejsem, nie na rampie.
- Przy Wielkiej Brytanii: numer ruchu towaru z systemu granicznego, w którym muszą być spięte wszystkie zgłoszenia celne dla ładunku w pojeździe.
Dlaczego bramka to nie kasa biletowa
Operatorzy sprzedają fracht na kontach firmowych, a nie w okienku. Pojazd bez konta jest dla systemu nierozpoznawalny, więc w najlepszym razie czeka na wolne miejsce po stawce doraźnej, w najgorszym w ogóle nie zostanie przyjęty. Do tego dochodzi granica: bez numeru ruchu towaru system nie wpuści auta na terminal w kierunku Wielkiej Brytanii, niezależnie od tego, ile kierowca ma gotówki. Jak działa ten mechanizm, wyjaśniamy w artykułach o numerze GMR i o systemie GVMS w praktyce.
Cut-off, czyli moment, po którym nic już nie zrobisz
Każdy operator wyznacza termin zamknięcia odprawy przed odejściem rejsu i podaje go w warunkach rezerwacji. Po tym momencie nie da się poprawić danych ani dopisać pojazdu: rezerwacja przepada wraz z rejsem. W szczycie sezonu operatorzy zalecają dodatkowy zapas na kontrole przed odprawą, bo kolejka do terminalu bywa dłuższa niż sam przejazd przez port. Konkretne wartości zależą od trasy i operatora, dlatego sprawdzamy je przy każdej rezerwacji, zamiast opierać się na pamięci.
Co się dzieje, gdy czegoś brakuje
Błędny numer rejestracyjny, niezgłoszony ładunek niebezpieczny albo brak numeru granicznego działają tak samo: auto stoi, rejs odpływa, a razem z nim okno rozładunku u odbiorcy. Utracona przeprawa to w praktyce co najmniej doba opóźnienia i przesunięta awizacja, czasem także opłata za zmianę rezerwacji. Dlatego dane zestawu weryfikujemy przed odjazdem z bazy, a nie w kolejce do odprawy. Co robić, gdy rejs zostaje odwołany z powodu pogody, opisujemy w artykule o sztormie i odwołanej przeprawie.
Wybór przeprawy to decyzja operacyjna
Nie każdy rejs nadaje się do każdego ładunku. Tunel i prom różnią się czasem przejazdu, rytmem odjazdów i zasadami dla towarów niebezpiecznych, a porty na wschodnim wybrzeżu Anglii bywają lepszym wyborem przy dostawach na północ. Rozkładamy to w artykułach o wyborze między promem a Eurotunelem, o Dover i portach wschodniej Anglii oraz o przeprawie Dunkierka-Dover. Ograniczenia dla ładunków ADR zbiera tekst o ADR promem i Eurotunelem.
Jak to wygląda u nas
Prowadzimy własne konta frachtowe u operatorów na kanale La Manche i Morzu Północnym, więc rezerwacja, deklaracje i numer graniczny powstają w jednym miejscu, spięte z odprawą i transportem. Kierowca wyjeżdża z kompletem numerów, a na bramce potwierdza tylko to, co już jest w systemie. Przy przewozach do Irlandii dochodzi osobne zgłoszenie przed wejściem na prom, opisane w artykule o ładunku bez PBN. Formalności celne prowadzimy w ramach zlecenia, co opisuje strona odpraw celnych.
Zmiana rezerwacji i co się dzieje po rejsie
Rezerwacja frachtowa nie jest niezmienna, ale każda zmiana ma swój moment graniczny. Przesunięcie na inny rejs, zmiana numeru naczepy albo zmiana kierowcy są zwykle możliwe do momentu zamknięcia odprawy, potem wymagają nowej rezerwacji, a wolne miejsce w szczycie bywa dopiero za kilka rejsów. Dlatego zmiany zgłaszamy natychmiast po tym, jak wiadomo, że plan się posypał, a nie po dojeździe do portu. Po rejsie zostaje dokumentacja: potwierdzenie przewozu na pokładzie, które bywa potrzebne przy rozliczeniu z klientem i przy wykazywaniu przebiegu transportu, oraz zapisy z systemu granicznego. Warto trzymać je razem z resztą dokumentów zlecenia, bo przy reklamacji dotyczącej terminu to właśnie one pokazują, na którym odcinku powstało opóźnienie. Jak śledzimy przesyłkę na trasie, opisujemy w artykule o śledzeniu transportu.
Źródła
Potrzebujesz przewozu z zamkniętą rezerwacją i dokumentami przed wyjazdem? Opisz ładunek i termin w formularzu wyceny, a ułożymy trasę, przeprawę i odprawę w jednym zleceniu.
