Przy bramie centrum Amazona kierowca dostaje potwierdzenie dostarczenia, a nie potwierdzenie przyjęcia towaru. Przyjęcie zapada później, przy skanowaniu jednostek, i pojawia się jako zmiana statusu w koncie sprzedawcy. Między tymi dwoma momentami jest luka, w której mieszczą się prawie wszystkie spory o brakujące palety, więc to, co kierowca zapisze na miejscu, decyduje o wyniku takiej sprawy.
Dwa dokumenty, dwa momenty
Na rampie liczy się jednostka transportowa: paleta. Kierowca zdaje określoną liczbę palet, dostaje potwierdzenie tej liczby i odjeżdża. Nikt na tym etapie nie otwiera folii ani nie liczy kartonów, bo nie o tym jest ten moment. W systemie liczy się zawartość: magazyn skanuje jednostki, wprowadza je na stan i dopiero wtedy widać, czy liczba i rodzaj zgadzają się z zapowiedzianą wysyłką. Ta druga czynność bywa rozłożona na godziny albo dni, zależnie od obłożenia obiektu.
Konsekwencja praktyczna jest taka, że przewoźnik odpowiada za to, co da się policzyć na rampie, a nadawca za to, co jest w środku. Granica biegnie po folii i dlatego trzeba ją udokumentować, zanim auto odjedzie.
Co kierowca zabiera z terenu
- Liczbę zdanych palet potwierdzoną na dokumencie przewozowym, a nie tylko wpisaną w telefonie.
- Numery jednostek, jeżeli wysyłka była numerowana, o czym piszemy w tekście o numeracji palet w wysyłce wielopaletowej.
- Referencję zgłoszenia albo numer wjazdu nadany na terenie obiektu, jeśli został przekazany.
- Godzinę wjazdu i godzinę zjazdu, bo to one rozstrzygają późniejsze rozmowy o czasie oczekiwania.
- Adnotację o każdej rozbieżności zauważonej przy rozładunku, wpisaną w momencie jej zauważenia.
Jak prawidłowo prowadzić sam dokument przewozowy, opisujemy w tekście o wypełnianiu listu przewozowego CMR.
Czym to się różni od dostawy do sieci handlowej
W brytyjskiej sieci handlowej kierowca zwykle dostaje dokument przyjęcia wystawiony na miejscu, z adnotacjami o stanie towaru i ewentualnych brakach. Mechanikę tych dokumentów rozbieramy w tekście o dokumentach dostawy w sieciach UK. W centrum realizacji zamówień proces jest inny, bo ocena zawartości przenosi się do systemu i do konta nadawcy. Nadawcy przyzwyczajeni do modelu sieciowego często oczekują od kierowcy dokumentu, którego on fizycznie nie może przywieźć, i tracą czas na szukanie go zamiast na sprawdzenie statusu wysyłki.
Rozbieżność po przyjęciu: co da się udowodnić
Kiedy w koncie sprzedawcy pojawia się mniejsza liczba jednostek niż zapowiadano, pytanie brzmi zawsze tak samo: gdzie zniknęła różnica. Odpowiedź jest możliwa tylko wtedy, gdy istnieją trzy zapisy: zdjęcie palet z załadunku z widoczną liczbą warstw i oznaczeniem, potwierdzona liczba palet przy zdaniu i informacja, czy jednostka po drodze była otwierana albo przebudowywana. Bez tego trzeciego elementu dyskusja kończy się szybko, bo nie da się wykluczyć, że różnica powstała przy przeładunku. Dlatego każdą ingerencję w jednostkę odnotowujemy, a procedurę przyjęcia i wydania po brytyjskiej stronie opisujemy w tekście o przyjęciu i wydaniu palet w Milton Keynes.
Co trafia do akt zlecenia
Standard, który stosujemy przy dostawach do centrów Amazona, obejmuje zdjęcia palet z załadunku, zestawienie numerów jednostek, potwierdzenie zdania z liczbą palet i godzinami, a przy zatrzymaniu dostawy także zapis etapu i treści przekazanej informacji. Komplet zostaje w aktach zlecenia i jest dostępny na żądanie nadawcy. To nie jest biurokracja dla samej biurokracji: przy dostawie, której przyjęcie potwierdza się dopiero po kilkudziesięciu godzinach, pamięć kierowcy nie jest dowodem. Co robić, gdy dostawa w ogóle nie wjechała, opisujemy w tekście o etapach odmowy przyjęcia.
Źródła
- Amazon Carrier Central: dane zgłoszenia dostawy i referencje przy wjeździe
- Amazon Seller Central UK: status wysyłki i rozliczenie przyjętych jednostek
Chcesz mieć komplet dowodów przy każdej dostawie? Opisz wysyłkę w formularzu wyceny, a odeślemy zakres dokumentacji, który prowadzimy standardowo. Zakres kanału opisuje strona dostaw do Amazon UK.
