Między odbiorem u nadawcy a wyjazdem na Wielką Brytanię paleta przechodzi przez trzy stany: dowóz do polskiego hubu, przyjęcie i kontrola, kompletowanie ładunku pod wyjazd. Na każdym z nich potwierdzamy status w kontakcie z opiekunem zlecenia. Zakres i formę potwierdzeń ustalamy przy rezerwacji.
Cztery momenty, w których wiemy coś pewnego
- Odbiór u nadawcy - kierowca kwituje przyjęcie przesyłki, powstaje dokument przewozowy z liczbą sztuk i ewentualnymi zastrzeżeniami.
- Przyjęcie do polskiego hubu - przesyłka zostaje rozładowana, sprawdzona względem zapisu z odbioru i oznaczona pod konkretny wyjazd.
- Załadunek na wyjazd - paleta trafia do auta jadącego na Wyspy, a przesyłka wchodzi w odcinek główny.
- Dostawa u odbiorcy - potwierdzenie dostawy, w Wielkiej Brytanii często wraz z dokumentem przyjęcia po stronie odbiorcy.
Ostatni punkt bywa najbardziej wymagający formalnie, zwłaszcza przy dostawach do sieci handlowych, gdzie sposób pokwitowania ma znaczenie dla późniejszych rozliczeń. Rozkładamy to na czynniki w artykule o POD, GRN i adnotacjach przy dostawach do sieci UK.
Dlaczego towar czeka w hubie, skoro został już odebrany?
Bo odbiór i wyjazd to dwie różne rzeczy. Przesyłka odebrana w Czechach czy w Finlandii musi najpierw dojechać do Polski, a potem poczekać na najbliższy zaplanowany wyjazd liniowy pod jej rozładunek w Wielkiej Brytanii. Postój w hubie nie jest stratą czasu, tylko warunkiem tego, że jedna paleta może jechać w koszcie ułamka naczepy zamiast płacić za cały pojazd. Jak długo trwa to oczekiwanie, wynika z kalendarza wyjazdów i terminu gotowości, które opisujemy w artykule o kalendarzu wyjazdów i cut-off. Sam mechanizm oszczędności rozkładamy w tekście o tym, dlaczego konsolidacja przez polski hub obniża koszt.
Co dzieje się z paletą w hubie?
Zwykle mniej, niż się wydaje, i to dobrze: im mniej razy ładunek jest ruszany, tym mniejsze ryzyko uszkodzenia. Standardowo przesyłka zostaje rozładowana, sprawdzona, oznaczona i odstawiona w strefie przypisanej do konkretnego wyjazdu. Czynności dodatkowe wykonujemy tylko wtedy, gdy są potrzebne: przepakowanie ładunku, którego opakowanie nie zniesie dalszej drogi, paletyzacja towaru przyjętego luzem, wymiana uszkodzonego nośnika, ponowne owinięcie folią. Zaplecze do tych prac mamy w bazie w Kielcach oraz w bazie w Legnicy, która wspiera potoki z południa Europy.
Czy dostanę potwierdzenie przyjęcia palety do magazynu?
Tak, jeśli o to poprosisz przy rezerwacji - i warto to zrobić zwłaszcza przy pierwszym zleceniu oraz przy odbiorach od zagranicznych dostawców, gdzie potwierdzenie przyjęcia jest dla kupującego sygnałem, że dostawca faktycznie wydał towar. Formę potwierdzeń ustalamy indywidualnie: dla stałych potoków wystarcza zwykle jedna wiadomość zbiorcza po skompletowaniu wyjazdu, dla pojedynczych, pilnych przesyłek sensowniejsze jest potwierdzenie osobne. Nie obiecujemy funkcji, których nie ma: nie mamy portalu samoobsługowego, mamy natomiast opiekuna zlecenia i zespół operacyjny dostępny całą dobę.
Do kogo pisać, gdy brakuje informacji?
Do opiekuna zlecenia, podając numer zlecenia albo numer listu przewozowego i adres załadunku. Te trzy dane wystarczą, żeby odnaleźć przesyłkę w każdym momencie trasy. Jeśli sprawa jest pilna, warto od razu napisać, jaki termin jest zagrożony - inaczej wygląda odpowiedź na pytanie „gdzie jest towar", a inaczej na pytanie „czy zdąży na umówiony montaż u odbiorcy". Kontakt działa całodobowo, także wtedy, gdy zakłócenie wypadnie w nocy albo w weekend.
Kiedy brak statusu naprawdę oznacza problem?
Rzadko. Cisza między przyjęciem do hubu a załadunkiem jest normalna: w tym czasie z paletą nic się nie dzieje i nie ma o czym informować. Sygnałem do reakcji jest natomiast brak potwierdzenia odbioru u nadawcy w umówionym dniu - to zwykle znaczy, że towar nie był gotowy albo magazyn nie wydał go w oknie czasowym. Wtedy dzwonimy pierwsi, nie czekając na pytanie klienta, bo od tego zależy, czy przesyłka wchodzi w zaplanowany wyjazd. Co się dzieje przy przesunięciu, opisujemy w artykule o tym, co się dzieje, gdy auto zbiorcze się nie zapełni.
Jak sobie ułatwić życie przy stałych potokach
Trzy nawyki działają najlepiej. Po pierwsze, jeden numer referencyjny po Twojej stronie, powtarzany na wszystkich dokumentach - dzięki temu Twój magazyn, nasz hub i odbiorca mówią o tej samej przesyłce tym samym językiem. Po drugie, oznaczenia na palecie czytelne i trwałe, bo etykieta odklejona w transporcie zamienia identyfikowalną przesyłkę w zagadkę. Po trzecie, jedna osoba kontaktowa po stronie nadawcy zamiast rozproszonej korespondencji. Reszta jest po naszej stronie: stały rytm wyjazdów opisujemy w artykule o drobnicy LTL ze stałymi wyjazdami.
Chcesz wiedzieć, na jakich zasadach potwierdzamy status Twoich przesyłek? Napisz przez formularz wyceny, a ustalimy zakres raportowania razem ze zleceniem. Model przewozu opisuje strona kierunku konsolidacja przez Polskę.
