Przy odbiorze kierowca sprawdza to, co widać z zewnątrz: liczbę i oznaczenia sztuk, stan opakowań, sposób zabezpieczenia i zgodność ze specyfikacją. Zastrzeżenia trafiają do listu przewozowego. Kontrola zawartości i jakości towaru to osobna usługa, której zakres ustalamy przed odbiorem. Dokumentację fotograficzną potwierdzamy przy rezerwacji.
Co dokładnie sprawdza kierowca przy odbiorze?
Standardowo trzy warstwy informacji. Pierwsza to ilość: liczba palet, kartonów albo sztuk zgodna z tym, co zapowiedział nadawca. Druga to stan widoczny: czy opakowanie jest suche i nieuszkodzone, czy folia trzyma ładunek, czy nic nie wystaje poza obrys palety, czy oznaczenia są czytelne. Trzecia to przydatność do przewozu: czy paletę da się bezpiecznie ustawić w naczepie i czy zniesie przeładunek. Kierowca nie otwiera opakowań i nie sprawdza, czy w kartonie jest właściwy model produktu - to nie mieści się w przewozie i nikt uczciwy nie obiecuje tego w cenie frachtu.
Czym oględziny różnią się od kontroli jakości?
Oględziny odpowiadają na pytanie „czy przesyłka nadaje się do przewozu i czy zgadza się z dokumentem". Kontrola jakości odpowiada na pytanie „czy towar jest zgodny z zamówieniem". To dwie różne usługi, o różnym zakresie i różnej odpowiedzialności. Przewoźnik z natury rzeczy wykonuje pierwszą. Drugą można zlecić osobno - i wtedy trzeba z góry ustalić, co konkretnie ma zostać sprawdzone: liczba sztuk po otwarciu opakowania zbiorczego, obecność etykiet, kompletność zestawu, widoczne uszkodzenia produktu. Bez takiej listy kontrola jest tylko słowem, a nie usługą.
Zastrzeżenia w liście przewozowym: po co i kiedy
Wpis o uszkodzonym kartonie, rozerwanej folii albo niezgodnej liczbie palet nie jest złośliwością wobec nadawcy, tylko zabezpieczeniem wszystkich stron. Bez niego przyjmuje się, że towar wyjechał w porządku, a każdy późniejszy problem zostaje bez punktu odniesienia. Dlatego kierowca odnotowuje to, co widzi, a nadawca ma prawo do własnego stanowiska na tym samym dokumencie. Praktykę wpisów i ich znaczenie opisujemy w artykule CMR: jak wypełnić list przewozowy, a dalsze kroki przy szkodzie w tekście o reklamacji i protokole szkodowym. Ramy odpowiedzialności przewoźnika rozkładamy w artykule o odpowiedzialności przewoźnika w CMR.
Dokumentacja fotograficzna z odbioru
Zdjęcia palet przed załadunkiem to najtańszy materiał dowodowy, jaki istnieje w transporcie: kilka minut pracy kierowcy zamiast wielomiesięcznego sporu o to, kiedy powstało uszkodzenie. Przy pierwszych zleceniach od nieznanego dostawcy, przy towarze kruchym oraz przy ładunkach wysokiej wartości warto uzgodnić ten zakres z góry. Robimy to samo w drugą stronę: raporty ze zdjęciami wykonujemy również przy ładunkach uszkodzonych i przy inspekcjach, o czym piszemy w tekście o raporcie inspekcji dla ubezpieczyciela. Zakres dokumentacji przy Twoim zleceniu potwierdzamy przy rezerwacji, bo różni się on w zależności od rodzaju towaru.
Co dzieje się z ładunkiem po przyjęciu do polskiego hubu?
Przesyłka trafia do bazy w Kielcach albo do bazy w Legnicy, gdzie zostaje sprawdzona po raz drugi: przy przyjęciu porównujemy stan z tym, co zapisano przy odbiorze. Dopiero potem ładunek jest kompletowany pod wyjazd na Wyspy, a jeśli wymaga tego jego stan lub wymiary - przepakowywany, paletyzowany albo owijany na nowo. Ten podwójny zapis, przy odbiorze i przy przyjęciu, jest sednem całej sprawy: pozwala umiejscowić ewentualny problem na konkretnym odcinku trasy zamiast zgadywać po fakcie.
Braki ilościowe stwierdzone dopiero w hubie
Zdarzają się i mają wtedy jasny punkt odniesienia: dokument z odbioru. Jeśli kierowca pokwitował uzgodnioną liczbę palet, a przy przyjęciu jest ich mniej, sprawa dotyczy odcinka przewozu. Jeśli rozbieżność istniała już przy załadunku i została odnotowana, rozmowa toczy się między kupującym a dostawcą. Rozstrzygnięcia w konkretnej sprawie nie da się przesądzić w artykule - każde zależy od treści dokumentów, warunków dostawy i ustaleń handlowych, a przy sporze prowadzimy je razem z ubezpieczycielem. Jedno jest natomiast pewne: bez rzetelnego zapisu z obu punktów nie da się ustalić niczego.
Kiedy warto zamówić szerszą kontrolę
- pierwsze zlecenie u nowego dostawcy, zwłaszcza spoza Polski,
- towar kruchy, elektronika, ładunek wrażliwy na wilgoć,
- partia o wysokiej wartości, przy której rozważasz doubezpieczenie,
- towar, który po dostawie trafia prosto na półkę sieci handlowej i musi spełnić wymogi przyjęcia,
- historia wcześniejszych reklamacji z tego samego źródła.
Zakres, terminy i sposób raportowania ustalamy przed odbiorem, żeby kierowca wiedział, czego się od niego oczekuje, a nadawca nie był zaskoczony dodatkowymi czynnościami pod rampą. Przy zbiórkach u kilku dostawców naraz temat wraca ze zdwojoną siłą, o czym piszemy w artykule o zbiórce u kilku dostawców jednym autem.
Kupujesz u dostawcy, którego nie znasz, i chcesz mieć pewność co do stanu towaru? Napisz przez formularz wyceny, opisując rodzaj ładunku, a zaproponujemy zakres oględzin i dokumentacji. Model przewozu opisuje strona drobnica grupowa LTL.
