Dostawa na NEC Birmingham stoi na trzech rzeczach: rezerwacji okna build-up zgodnie z regulaminem obiektu i organizatora, komplecie odpraw z numerem GMR na przeprawę oraz decyzji, czy eksponaty jadą na karnecie ATA, czy przechodzą zwykłą odprawę importową. Wozimy zabudowę i eksponaty na targi w Birmingham i wracamy z nimi po breakdown.
Dlaczego NEC jest trudniejszy niż zwykły rozładunek
NEC Birmingham leży przy węźle M42 i M6, obok lotniska i stacji Birmingham International, a jego hale obsługują imprezy o skali, przy której na teren wjeżdżają setki pojazdów w tym samym oknie czasowym. To nie jest magazyn, który przyjmie auto, kiedy przyjedzie. Ruch jest sterowany: obowiązują przydzielone okna, wyznaczone bramy, place buforowe i przepustki pojazdowe. Do tego dochodzi rzecz, o której wystawcy z Polski dowiadują się zwykle za późno: rozładunek na stoisko często nie odbywa się siłami kierowcy, tylko wyznaczonego przez organizatora operatora sprzętu na hali, a jego usługi trzeba zamówić wcześniej. Planując transport, planujemy więc nie tylko trasę, ale i to, co się dzieje między bramą a stoiskiem.
Harmonogram, który się sprawdza
Pracujemy wstecz od godziny otwarcia targów. Najpierw ustalamy okno build-up przydzielone Twojemu stoisku, potem dzień rozładunku, potem dzień wyjazdu z Polski, a dopiero na końcu dzień załadunku u wystawcy. W tej kolejności widać rezerwy i zderzenia terminów. Zabudowa stoiska jedzie zwykle wcześniej niż eksponaty, bo ktoś musi ją zmontować, zanim stanie na niej sprzęt. Materiały marketingowe, próbki i towar, który ma być rozdawany albo sprzedawany, to osobna kategoria, bo mają inny status celny niż eksponaty wracające w komplecie. Cały schemat planowania rozpisujemy w tekście o planie targowym dla polskich wystawców.
Odprawy i granica: co musi być gotowe przed wyjazdem
Wyjazd na targi do Wielkiej Brytanii to pełna procedura eksportowo-importowa, niezależnie od tego, że towar wraca. Potrzebne są dane do zgłoszenia wywozowego w Unii, deklaracja przywozowa w Wielkiej Brytanii albo karnet ATA, deklaracja bezpieczeństwa oraz numer GMR spinający zgłoszenia z konkretnym przejazdem. Bez GMR auto nie zostanie wpuszczone na przeprawę. Mechanikę systemu opisujemy w artykułach o numerze GMR i o systemie GVMS. Przy ładunkach targowych szczególnie pilnujemy opisów towaru: ogólniki w rodzaju „materiały wystawiennicze" bywają odrzucane w danych bezpieczeństwa, o czym piszemy przy niedozwolonych opisach towaru.
Karnet ATA czy zwykła odprawa
Karnet ATA opłaca się wtedy, gdy eksponaty wracają w tym samym stanie i w komplecie: maszyny, sprzęt demonstracyjny, elementy ekspozycji, sprzęt audio i wideo. Nie obejmuje towaru, który zostanie na Wyspach, zużytych materiałów promocyjnych ani próbek rozdawanych zwiedzającym. Praktyka jest taka, że jeden transport wiezie obie kategorie, więc dokumenty przygotowuje się równolegle: karnet na część powrotną i zwykłe zgłoszenie na resztę. Jak to poukładać, tłumaczymy w tekstach o karnecie ATA krok po kroku i o sprzedaży towaru na targach.
Czym wjeżdżamy na teren i dlaczego to nie zawsze naczepa
Do hal NEC wjeżdżają zestawy, ale nie na każde stoisko i nie w każdym oknie. Przy małych stoiskach i lekkiej zabudowie sensowniejszy bywa bus albo auto z windą, bo manewrowanie w alejce montażowej naczepą kończy się blokowaniem sąsiadów. Przy maszynach decyduje masa i wysokość: część eksponatów wymaga naczepy niskopodwoziowej i wózka o odpowiednim udźwigu po stronie obiektu. Dobór pojazdu ustalamy razem z listą eksponatów i rysunkiem stoiska, a nie po fakcie. Szerzej piszemy o tym w artykule o transporcie targowym od busów po gabaryty.
Breakdown i powrót: część, na której najczęściej wszystko się sypie
Po zamknięciu targów na terenie robi się ciasno, bo wszyscy chcą wyjechać jednocześnie. Auto podstawiamy w oknie breakdown i pilnujemy, żeby eksponaty wróciły w tym samym komplecie, w jakim przyjechały, bo od tego zależy rozliczenie karnetu ATA. Puste opakowania, które przez cały czas trwania imprezy muszą gdzieś stać, to osobny temat opisany w tekście o pustych opakowaniach podczas targów. Jeżeli część towaru zostaje w Wielkiej Brytanii, na przykład u klienta po transakcji zawartej na stoisku, trzeba to obsłużyć celnie, a nie po prostu zostawić. Powrót eksponatów opisujemy w artykule o logistyce powystawowej.
Co podać, żeby wycena i plan były realne
Podaj nazwę i termin imprezy, numer stoiska oraz halę, przydzielone okno build-up, listę eksponatów z wymiarami i wagami, adres załadunku w Polsce oraz informację, czy potrzebujesz karnetu ATA. Dopisz, czy na miejscu masz zamówiony sprzęt do rozładunku i czy zabudowa jedzie osobno. Przy eksponatach ciężkich przyda się rzut stoiska z zaznaczonym miejscem posadowienia maszyny. Na tej podstawie dobieramy pojazd, układamy harmonogram i przygotowujemy dokumenty. Ładunki z Czech, Słowacji, Austrii i Węgier konsolidujemy przez Polskę, co opisuje tekst o eksponatach z CZ, SK, AT i HU.
Źródła
Wystawiasz się na NEC Birmingham i potrzebujesz transportu z odprawą i obsługą powrotu? Wyślij listę eksponatów i termin przez formularz wyceny, a wrócimy z planem dojazdu i dokumentów. Zakres obsługi targowej opisuje strona logistyka targowa, a kierunek strona transport do Wielkiej Brytanii.
